В расходную накладную можно внести только тот товар, который есть в реестре (в любом количестве, пусть даже в нулевом). А чтобы он попал в реестр, он должен быть не только заведен в справочник товара, но и быть оприходованным хоть одной приходной накладной.
Оприходование товара
Расход товара
Отличие реестра товаров от справочника товаров
В приходную накладную можно вносить только те товары, которые есть в справочнике. И если с помощью инструмента выбора товара вы не нашли товар в справочнике, то там предусмотрена кнопка "Новый товар", которая позволит вам быстро перейти к созданию нового товара