1. При возврате товара покупатель должен предъявить чек.
2. Чек вместе с товаром изымается у покупателя, покупателю выплачивается стоимость возвращенного товара.
3. Чек сохраняется в кассе до конца смены.
4. При закрытии смены и печати Z отчета к сдаваемой выручке подкладывается чек в качестве оправдательного документа.
5. Старший смены продавцов составляет акт возвращенного товара и в конце смены сдает этот акт в головной офис. На следующий день оператор головного офиса в ТЦУ проводит возвраты товара (с помощью приходной накладной в режиме возврата) и выплаты денег (расходный кассовый ордер) вчерашним числом. Оператор производит сверку z-отчета кассы с отчетом "Кассовые обороты" в ТЦУ.
Это достаточно строгий режим, но как показала практика, он оптимален, поскольку отсекает возможность продавцу осуществлять махинации на возвратах и выплате денег из кассы.

Я пользуюсь таким вариантом:
В настройках я Цену 5 назвала "Закупочная цена", при этом выставив в карточках товаров напротив нее процент наценки "0" (мне удобно цены формировать именно путем наценки на закупочную) и оставила "Не округлять". Когда мне нужно вернуть товар поставщику, я формирую обычную расходную накладную, в основании указываю причину возврата и выбираю в графе "Выбор розничных цен" ту самую 5-ю цену, закупочную. Очень удобно, что это даже не сама закупочная цена, а себестоимость. После проведения такой накладной (не забудьте только, чтобы статья была активной), у поставщика возникает задолженность передо мной или моя задолженность, если она существует, уменьшается на эту сумму.

Товар отдаете? Значит, расходная накладная. Деньги Вам должны за это вернуть? Значит, у поставщика появилась задолженность перед Вами. По-моему, все четко. :)