Почитаем этот материал, посмотрите последний раздел по справочнику статей.
Кроме того, будет интересен этот материал

Хочу также заметить, что пассивные статьи - это средство некоторого упрощения учета. Например, мы совершаем закупку топлива (бензин). Чтобы все сделать правильно, сначала нужно создать расходный кассовый ордер и оплатить нужное количество топлива. После чего по приходной накладной это топливо оприходовать на баланс компании. По мере расходования топлива нужно производить его списание с помощью акта пересчета остатков. В этом случае все статьи должны быть активными.

Поскольку ТЦУ используют предприниматели, и тот же бензин они закупают сами для собственных нужд, можно использовать упрощенную схему учета с использованием "пассивных" статей. В случае с закупкой бензина достаточно ввести расходный кассовый ордер с указанием пассивной статьи "бензин". При оплате кассового ордера у получателя не возникнет задолженности перед нашей компанией. Мы просто делаем допущение - оплата произведена, нужное количество топлива получено и использовано.
Когда удобно прибегнуть к пассивным статьям? Это электричество, всевозможная аренда, зарплаты, премии, командировочные расходы, оплаты по доставке и прочие накладные расходы, оплата услуг.

С этим лучше разобраться наглядно. Выходите на нас через Skype, в меню "звонки" сделаете "Показать экран" мы с Вами вместе посмотрим и разберемся.
Что касается второй части вопроса, то найти оплату по расходной накладной (или несколько оплат) очень просто - в списке расходных накладных, напротив нужной накладной нажмите + В раскрывшемся списке Вы можете увидеть оплаты по данной накладной. Любую из оплат Вы можете открыть по двойному щелчку.